Die Hauptbuchhaltung dient hauptsächlich dazu, einen umfassenden Überblick über externe Buchhaltung und Konten zu ermöglichen. Durch die Erfassung aller Geschäftsvorgänge (einschließlich Primärbuchungen und Abrechnungen aus der internen Buchhaltung) in einem Softwaresystem, das mit allen anderen operativen Bereichen eines Unternehmens vollständig integriert ist, wird die Vollständigkeit und Richtigkeit der Buchhaltungsdaten zu jedem Zeitpunkt sichergestellt.
Die Hauptbuchhaltung erfüllt den Zweck einer vollständigen Aufzeichnung aller Geschäftsvorfälle und stellt eine zentralisierte, aktuelle Referenz für die Rechnungslegung bereit. Einzelne Vorfälle können jederzeit per Echtzeitverarbeitung überprüft werden, indem die ursprünglichen Belege, Einzelposten und Verkehrszahlen auf verschiedenen Ebenen angezeigt werden (Kontoinformationen, Journale, Summen, Verkehrszahlen und Bilanzen).
Dieser Prozess beschreibt alle für den Periodenabschluss erforderlichen Schritte, die mit der Durchführung nationaler Periodenabschlüsse zusammenhängen, sowie alle Schritte, die für nationale und parallele Ledger identisch sind.