Der Prozess beginnt damit, dass ein Kunde eine Genehmigung zur Rücklieferung von Waren an das Werk gegen Gutschrift anfordert, die als Retourengenehmigung (Return Material Authorization, RMA) bezeichnet wird. Die Genehmigung wird erteilt, und anschließend wird ein Retourenauftrag mit Bezug auf die ursprüngliche Rechnung für die Waren angelegt. Ein RMA-Beleg wird gedruckt und an den Kunden gesendet, der diesen Beleg den zurückzusendenden Waren beifügt. Die Waren werden zurückgesandt, es wird eine Rücklieferung mit Bezug auf die RMA angelegt, und das Material wird in den Retourenbestand gebucht.
Der Ort des Retourenbestands wird als nicht dispositionsrelevant gekennzeichnet. Die Waren werden geprüft und – je nach Prüfergebnis – wieder in den Bestand gebucht oder verschrottet. Über den Fakturierungslauf wird eine Gutschrift angelegt und auf das Kundenkonto gebucht.