Dieser Umfangsbestandteil beschreibt die Abwicklung von Kundenbeschwerden, beispielsweise nach der Lieferung eines Produkts. Mithilfe von Qualitätsmeldungen kann der Qualitätsingenieur alle in Zusammenhang mit der Beschwerde relevanten Informationen, die vom Kunden bereitgestellt werden, erfassen. Der Qualitätsingenieur fügt der Meldung interne logistische Informationen wie Liefer- und Einkaufsbelege hinzu. Zu Dokumentationszwecken können weitere Sofortmaßnahmen erfasst werden. Zur Ermittlung der Grundursache der Beschwerde dokumentiert der Ingenieur eine Ursachenanalyse. Nach Ermittlung des Fehlers und der entsprechenden Hauptursache klassifiziert der Qualitätsingenieur diese Informationen mithilfe von Codegruppen, Codes und Freitextinformationen.
Der Qualitätsingenieur legt Korrektur- und Vorbeugungsmaßnahmen entweder global auf Meldungsebene oder nach Fehlern fest. Der Ingenieur ordnet jeder Maßnahme einen Bearbeiter zu. Die Maßnahme wird bearbeitet, und der Bearbeiter gibt für jede Maßnahme Feedback.
Am Ende überprüft der Qualitätsingenieur jede Maßnahme und schließt die Meldung ab.